Comment l'automatisation réduit la charge de travail manuelle et les délais lors des audits internes NABH et NABL

Les audits internes sont essentiels pour NABH(Conseil national d'accréditation des hôpitaux et des prestataires de soins de santé) et NABL(Conformité au Conseil national d'accréditation des laboratoires d'essais et d'étalonnage). Ils vérifient que les pratiques cliniques, les processus de laboratoire et les compétences du personnel sont appliqués de manière constante et ne sont pas seulement documentés pour les évaluations externes.

Pourtant, dans les hôpitaux et les laboratoires de diagnostic, les audits internes se heurtent à deux problèmes persistants : ils sont encore largement manuels et souvent retardés. Les équipes qualité s’appuient sur des tableurs, les données sont dispersées dans différents systèmes et la coordination entre les services est chronophage. À l’approche des échéances d’audit, ces inefficacités s’accumulent et perturbent le fonctionnement de l’établissement.

Cet article explore, à l'intention des responsables qualité, des directeurs de laboratoire et des administrateurs d'hôpitaux, comment l'automatisation permet de remédier à la fois à la charge de travail manuelle et aux retards qui affectent les audits internes NABH et NABL.

Pourquoi les audits internes sont à la fois manuels et retardés

Les audits internes dans le secteur de la santé nécessitent une coordination entre le personnel clinique, les techniciens de laboratoire, la direction des soins infirmiers, les équipes qualité, le service informatique et l'administration. Malgré la complexité opérationnelle, de nombreuses organisations continuent d'utiliser des outils non conçus pour une conformité continue.

Les difficultés courantes comprennent :

• Procédures opératoires normalisées (SOP) stockées dans des dossiers partagés sans contrôle de version clair.
• Les dossiers de formation et de compétences sont conservés séparément par les départements.
• Les journaux d'étalonnage et de contrôle qualité sont répartis sur des systèmes déconnectés.
• Suivi des audits géré par des feuilles de calcul et des échanges de courriels
• Demandes de preuves mal comprises ou partiellement satisfaites
• Les horaires cliniques entrent en conflit avec les entretiens d'audit

À l'approche des audits, les équipes qualité rassemblent manuellement tous les documents, découvrant souvent des lacunes une fois le processus entamé. Cette approche réactive engendre une charge administrative importante et des retards. Un audit hospitalier prévu sur deux semaines s'étend souvent sur six. Un audit de laboratoire, censé être bouclé en un mois, peut durer jusqu'à un trimestre entier.

Au fil du temps, les audits cessent d'être des outils proactifs de qualité et deviennent des exercices réactifs de contrôle des dommages, créant une lassitude face aux audits où la conformité est perçue comme une crise périodique plutôt que comme une discipline continue.

Le double coût : charge opérationnelle et retards dans les délais

Les audits manuels et tardifs ont des conséquences qui vont bien au-delà des simples échéanciers. Ils réduisent la visibilité sur les problèmes opérationnels qui affectent la sécurité des patients et la fiabilité des diagnostics. Les non-conformités restent plus longtemps sans solution, l'analyse des causes profondes est bâclée et les lacunes en matière de compétences du personnel passent inaperçues jusqu'aux évaluations externes.

Le personnel soignant consacre plus de temps à répondre aux demandes d'audit qu'à améliorer la qualité des soins ou à contrôler l'exactitude des résultats. Il ne s'agit pas d'un problème de personnel, mais d'un problème de systèmes et de visibilité.

Comment l'automatisation résout les deux problèmes

Les flux de travail automatisés remplacent les processus fragmentés par des systèmes structurés et adaptés aux rôles de chacun, conformes aux normes NABH et NABL. Au lieu de s'appuyer sur des rappels et une coordination manuelle, l'automatisation s'attaque aux causes profondes des contraintes et des retards.

Collecte continue de preuvesLes données sont collectées automatiquement à partir des systèmes RH pour la validation des formations, des systèmes de laboratoire pour les registres d'étalonnage, des systèmes informatiques pour le contrôle d'accès et des systèmes qualité pour le suivi des incidents et les actions correctives et préventives (CAPA). Ceci permet d'éviter les démarches de dernière minute et de réduire la dépendance à la disponibilité individuelle du personnel.

Flux de travail prédéfinis— Le périmètre des audits, les contrôles et les exigences en matière de preuves sont définis une seule fois et réutilisés d'un cycle à l'autre. Les responsabilités sont clairement attribuées et leur suivi est assuré en temps réel. Les revues et les approbations suivent des flux de travail automatisés avec notifications et remontées d'informations, ce qui élimine les blocages.

Modèles d'audit— Les modèles conformes aux normes NABH et NABL garantissent qu'aucun élément critique n'est négligé, même en cas de roulement de personnel ou de pression sur la charge de travail.

Cette approche répartit uniformément le travail de mise en conformité tout au long de l'année, permettant de détecter les lacunes au plus tôt, lorsque les corrections sont plus simples, et d'éviter les crises périodiques qui détournent le personnel des soins aux patients.

La visibilité en temps réel transforme la gestion des audits

Les tableaux de bord en temps réel offrent une visibilité claire sur les services qui ont soumis les preuves, sur les dossiers de compétences manquants ou obsolètes, sur les constatations nécessitant des mesures correctives et sur les responsables de chaque tâche.

Les responsables qualité n'ont plus besoin de réunions de suivi répétées. Les équipes cliniques et de laboratoire savent précisément ce qui est attendu. La direction constate l'état de préparation en temps réel, et non après des retards. Les audits, auparavant sources de perturbations, deviennent ainsi des processus prévisibles et maîtrisables.

Comment Quantarra accélère les audits internes NABH et NABL

Quantarra est conçu spécifiquement pour les organismes de santé qui gèrent des exigences de conformité complexes et multidépartementales.

Grâce à une plateforme unifiée, les hôpitaux et les laboratoires peuvent :

• Automatiser la collecte de preuvesgrâce à plus de 350 intégrations, réduisant ainsi la saisie manuelle des données.
• Centralisation et contrôle de versionProcédures opérationnelles normalisées, dossiers de formation et preuves.
• Commandes de la cartedans les fonctions cliniques, de laboratoire et informatiques (Cartographier une seule fois, se conformer partout).
• Générer automatiquement des journaux d'auditpour les évaluateurs externes.

Les évaluateurs externes peuvent bénéficier d'un accès sécurisé pour consulter la documentation à distance, ce qui réduit les perturbations sur site. Les organisations qui utilisent l'automatisation réalisent leurs audits internes en quelques semaines au lieu de plusieurs mois, sans surcharger le personnel clinique ou de laboratoire.

Conclusion : De la charge de travail manuelle à la disponibilité continue

Les audits NABH et NABL doivent valider les bonnes pratiques de soins et non peser sur les capacités opérationnelles. En adoptant des processus automatisés, les établissements de santé réduisent la charge de coordination manuelle, éliminent les délais d'audit et maintiennent leur conformité aux exigences d'accréditation tout au long de l'année.

Lorsque l'infrastructure de conformité correspond à la complexité opérationnelle, les équipes qualité peuvent se concentrer sur ce qui compte le plus : l'amélioration systématique des soins aux patients et de la précision des diagnostics.

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