Interne audits zijn essentieel voorNABH(Nationale accreditatiecommissie voor ziekenhuizen en zorgverleners) enNABL(National Accreditation Board for Testing and Calibration Laboratories) naleving. Zij verifiëren dat klinische praktijken, laboratoriumprocessen en personeelscompetenties consequent worden nageleefd en niet alleen worden gedocumenteerd voor externe beoordelingen.
Toch stuiten interne audits in ziekenhuizen en diagnostische laboratoria op twee hardnekkige problemen: ze zijn grotendeels handmatig en worden vaak uitgesteld. Kwaliteitsteams zijn afhankelijk van spreadsheets, bewijsmateriaal is verspreid over verschillende systemen en de coördinatie tussen afdelingen is tijdrovend. Naarmate de auditdatum dichterbij komt, stapelen deze inefficiënties zich op en leiden ze tot operationele verstoringen.
Voor kwaliteitsmanagers, laboratoriumdirecteuren en ziekenhuisbestuurders onderzoekt dit artikel hoe automatisering zowel de handmatige werklast als de vertragingen in de planning aanpakt die interne audits van NABH en NABL teisteren.
Interne audits in de gezondheidszorg vereisen coördinatie tussen klinisch personeel, laboratoriumtechnici, leidinggevenden in de verpleging, kwaliteitsteams, IT en de administratie. Ondanks de operationele complexiteit vertrouwen veel organisaties nog steeds op instrumenten die nooit zijn ontworpen voor continue naleving van de regelgeving.
Veelvoorkomende uitdagingen zijn onder meer:
Wanneer audits eraan komen, brengen kwaliteitsteams handmatig alles samen, waarbij ze vaak pas na aanvang van het proces tekortkomingen ontdekken. Deze reactieve aanpak zorgt voor administratieve lasten en vertragingen in de planning. Een ziekenhuisaudit die voor twee weken gepland staat, duurt vaak zes weken. Een laboratoriumaudit die binnen een maand afgerond zou moeten zijn, kan een heel kwartaal in beslag nemen.
Na verloop van tijd houden audits op proactieve kwaliteitsinstrumenten te zijn en worden ze reactieve pogingen om schade te beperken. Dit leidt tot auditmoeheid, waarbij naleving aanvoelt als een periodieke crisis in plaats van een voortdurende discipline.
Handmatige, vertraagde audits hebben niet alleen gevolgen voor de planning. Ze verminderen het inzicht in operationele problemen die de patiëntveiligheid en de betrouwbaarheid van de diagnostiek beïnvloeden. Afwijkingen blijven langer onopgemerkt, oorzaakanalyses worden overhaast uitgevoerd en tekortkomingen in de competenties van het personeel blijven onopgemerkt tot externe beoordelingen.
Zorgpersoneel besteedt meer tijd aan het beantwoorden van auditvragen dan aan het verbeteren van de zorgverlening of het controleren van de nauwkeurigheid. Dit is geen personeelsprobleem, maar een systeem- en transparantieprobleem.
Geautomatiseerde workflows vervangen gefragmenteerde processen door gestructureerde, rolbewuste systemen die voldoen aan de NABH- en NABL-normen. In plaats van te vertrouwen op herinneringen en handmatige coördinatie, pakt automatisering de onderliggende oorzaken van overbelasting en vertragingen aan.
Continue bewijsverzameling— Gegevens worden automatisch verzameld uit HR-systemen voor trainingsvalidatie, laboratoriumsystemen voor kalibratielogboeken, IT-systemen voor toegangscontrole en kwaliteitssystemen voor incidentregistratie en CAPA (Correctieve en Preventieve Acties). Dit voorkomt stressvolle situaties op het laatste moment en vermindert de afhankelijkheid van de beschikbaarheid van individuele medewerkers.
Voorgedefinieerde workflows— Auditomvang, controles en bewijsvereisten worden eenmalig gedefinieerd en hergebruikt in verschillende cycli. Verantwoordelijkheden worden duidelijk toegewezen en het eigenaarschap wordt in realtime bijgehouden. Beoordelingen en goedkeuringen verlopen via geautomatiseerde workflows met meldingen en escalatiemogelijkheden, waardoor knelpunten worden geëlimineerd.
Auditsjablonen— Sjablonen die zijn afgestemd op de NABH- en NABL-normen zorgen ervoor dat niets essentieels over het hoofd wordt gezien, zelfs niet bij personeelsverloop of werkdruk.
Deze aanpak verdeelt het nalevingswerk gelijkmatig over het jaar, waardoor tekortkomingen vroegtijdig worden opgespoord wanneer oplossingen eenvoudiger zijn en periodieke crises worden voorkomen die personeel van de patiëntenzorg afhouden.
Live dashboards bieden een duidelijk overzicht van welke afdelingen bewijsmateriaal hebben ingediend, waar competentiegegevens ontbreken of verouderd zijn, welke bevindingen corrigerende maatregelen vereisen en wie verantwoordelijk is voor elke taak.
Kwaliteitsmanagers hebben geen herhaalde statusvergaderingen meer nodig. Klinische en laboratoriumteams weten precies wat er van hen verwacht wordt. Leidinggevenden zien de gereedheid in realtime, niet pas nadat er vertragingen zijn opgetreden. Dit transformeert audits van storende gebeurtenissen in voorspelbare, beheersbare processen.
Quantarra is speciaal ontworpen voor zorgorganisaties die te maken hebben met complexe, afdelingsoverstijgende compliance-vereisten.
Met behulp van een uniform platform kunnen ziekenhuizen en laboratoria het volgende doen:
Externe beoordelaars kunnen op afstand beveiligde toegang krijgen tot de documentatie, waardoor verstoringen op locatie worden beperkt. Organisaties die automatisering gebruiken, voltooien interne audits in weken in plaats van maanden, zonder extra druk op klinisch of laboratoriumpersoneel.
Audits van NABH en NABL moeten goede zorgpraktijken bevestigen en niet de operationele capaciteit uitputten. Door geautomatiseerde workflows te implementeren, verminderen zorgorganisaties de handmatige coördinatielast, voorkomen ze vertragingen bij audits en blijven ze het hele jaar door klaar voor accreditatie.
Wanneer de compliance-infrastructuur aansluit op de operationele complexiteit, kunnen kwaliteitsteams zich richten op wat er echt toe doet: systematische verbetering van de patiëntenzorg en de nauwkeurigheid van de diagnose.
Ontdek hoe automatisering handmatige inspanningen vermindert, vertragingen elimineert en ervoor zorgt dat uw teams het hele jaar door klaar zijn voor audits.
Meer informatie: quantarra.io